Consolidation de données

Excel vous donne la possibilité de “consolider” vos données. Cette fonctionnalité vous permet de lier des données entre plusieurs documents. Il est bien entendu possible de réaliser cette action avec des formules. La particularité de la consolidation de données est, en plus de proposer un résultat, de vous donner accès à l'information de la provenance de ces données.

Une consolidation est possible entre cellules, feuilles, mais aussi entre fichiers. Bien entendu pour que cela fonctionne de manière optimale, il sera nécessaire d'avoir le même nombre d'éléments sélectionnés pour chacune des valeurs nécessaires. Par exemple, si vous voulez faire la somme de valeurs, il vous faut vous assurer d'avoir sur chaque document le même nombre de cellules pour le calcul de cette somme finale. Il vous faudra aussi ouvrir la totalité des documents nécessaires à la consolidation.

Une fois que vos fichiers sont ouverts, sélectionner celui qui va accueillir les données finales. Sélectionner les cellules ou la plage de cellule qui devront recevoir les données et sélectionner, dans l'onglet “données”, sous le groupe d'outils “Outils de données”, l'outil du nom de “consolider”.

Une fois cette action entreprise, une fenêtre contextuelle s'ouvre. Cela vous permet de gérer de manière très spécifique ce que va faire cette consolidation:

• Fonctions
  Cela vous donne accès à un certain nombre de fonctions tel que la “somme” qui est la fonction par défaut, mais aussi “Min.”, ou “Max”, etc.
• Référence
  Ce sont les cellules ou plages de cellules qui vont être pertinentes dans votre consolidation. Par exemple, si votre but est de faire la somme de toutes vos ventes de l'année, ce champ vous permet de sélectionner ces données.
• Toutes les références
  Une fois des cellules ou plages de cellule sélectionnée, les boutons à droite de ce champ vous permettent de choisir de rajouter de nouvelles références vois de supprimer des références déjà présentes.
• Étiquettes dans
  Si ce n'est pas encore le cas, il est possible grâce à ces cases à cocher, de sélectionner un entête de ligne ou de colonne.
• Lier aux données source
  Lorsque cette case est cochée, vous avez accès à plus de détail. Par exemple, il vous est maintenant possible, à gauche de vos lignes, de cliquer sur un petit “+”. Cela a pour effet de vous donner plus d'informations sur la provenance de chaque élément présent dans vos cellules et plage consolidée. Cela peut être très pratique pour vous rendre compte de quel est, par exemple, le mois qui a été le plus rentable, ou si vous avez de grosse différence de quantité durant une période donnée.

Consolider des données peut être très pratique pour des cas spécifiques comme la tenue de compte ou de vente. Bien entendu, cela vous demandera une certaine rigueur dans la création de vos fichiers. Mais cela vous permettra ensuite d'avoir accès rapidement à des fonctionnalités avancées et très pratiques au niveau de la vue globale d'un projet ou d'une période donnée.